Планирование конференций

Чтобы у вас была возможность создавать конференции, администратор должен установить для вас соответствующие права.

Для создания конференции на главной странице личного кабинета нажмите Новая конференция или Новая комната.

Выберите тип конференции:

• внутренняя (по умолчанию) – без возможности гостевых подключений;

• публичная (вебинар) – к ней смогут подключиться незарегистрированные на сервере пользователи.

Нажмите Продолжить или выберите шаблон для перехода к основным настройкам.

Вкладка "Основное"

Укажите:

• название конференции;

• режим (по умолчанию выбран Все на экране);

• для управляемого селектора и автоселектора вы можете указать количество докладчиков;

• тип запуска конференции: с расписанием (запланированная) или без расписания (виртуальная комната);

• для запланированной конференции:

  • настройте дату и время начала, и при необходимости – периодичность повторного проведения;

  • можете добавить отправку email-напоминаний участникам мероприятия. Для этого предварительно в настройках TrueConf Server его администратором должна быть включена соответствующая возможность. Можно добавить до 4 напоминаний для одной конференции, используя кнопку Настроить. Чтобы привести настройки уведомлений в соответствие с указанными для сервера видеоконференцсвязи, нажмите кнопку Использовать настройки администратора.

Если вы редактируете созданную ранее конференцию и видите здесь напоминания, которые вы не добавляли, то причиной может быть активация глобальных настроек уведомлений администратором TrueConf Server после создания этого мероприятия.

Чтобы в дальнейшем создавать конференции с такими же настройками в один клик, отметьте флажок Сохранить как шаблон.

Вкладка "Участники"

Перейдите на вкладку Участники и добавьте в конференцию пользователей одним из способов:

• из адресной книги

• по его TrueConf ID

• указав строку вызова для SIP/H.323 или RTSP устройства

• по e-mail (только для публичной конференции).

Вкладка "Раскладка"

На вкладке Раскладка вы можете выбрать раскладку по умолчанию для всех участников конференции (в том числе по группам в зависимости от типа подключения) или для каждого по отдельности.

Редактирование раскладки недоступно для режимов автоселектора и видеоурока.

Настройте раскладку:

1. Укажите тип раскладки.

2. Выберите количество видеоокон участников.

3. Если необходимо, добавьте дополнительное видеоокно для демонстрации контента.

4. Укажите участника для каждого видеоокна или нажмите Заполнить раскладку автоматически (при этом вы можете менять мышью порядок видеоокон). Вы можете использовать полноэкранный режим для удобной настройки раскладки.

5. Выберите расположение имени пользователя (вверху или внизу видеоокна).

6. При необходимости отметьте флажок Запретить пользователям менять раскладку.

Вкладка "Дополнительно"

На вкладке Дополнительно настройте такие параметры:

• ID конференции;

• использование PIN-кода для подключения к конференции. Это дополнительно повысит её безопасность, защитив от нежелательных участников даже если у них будет ссылка на неё, например, в случае проведения вебинара. При выставлении флажка автоматически будет сгенерирован PIN-код, но вы сможете изменить его в поле ниже. Использование защиты PIN-кодом недоступно при активации регистрации на публичную конференцию (вебинар);

• возможность подключения к конференции без приглашения (только для внутренней конференции);

• комнату ожидания для мероприятия. При этом вы сможете выбрать категорию участников, которая туда попадёт (см. далее);

• автоматическое отключение микрофона и камеры для всех участников при подключении к конференции;

• разрешения для участников-гостей (только для публичной конференции);

• ограничение количества гостевых участников (только для публичной конференции), по умолчанию они смогут присоединяться вплоть до исчерпания свободных подключений в соответствии с вашей лицензией;

• запись конференции (доступно только если администратор вашего TrueConf Server настроил там соответствующий параметр);

• отправка приглашений её участникам по e-mail;

• место проведения и описание.

Выбор участников для направления в комнату ожидания

Выбор категорий для попадания в комнату ожидания не доступен при активации регистрации в публичную конференцию (вебинар). В этом случае при активации комнаты ожидания в ней окажутся все участники, кроме владельца и ведущих.

Во всех случаях SIP/H.323/RTSP подключения считаются участниками с других серверов. Например, если терминал звонит в конференцию или приглашается в неё, он попадает в комнату ожидания при выставлении всех настроек, кроме Только гости для вебинара.

Категории, которые можно указать для публичных конференций:

• Все участники (кроме владельца и ведущих) – в комнату ожидания попадут все кроме ведущих и владельца, в том числе зарегистрировавшиеся участники;

• Незапланированные участники и гости (выбран по-умолчанию) – в комнату ожидания попадут:

  • все не приглашённые заранее до начала конференции пользователи вашего сервера (которые звонят сами в конференцию/владельцу, или вызываются после начала мероприятия);

  • все не приглашённые заранее до начала конференции пользователи другого сервера, с которым у вас настроена федерация;

  • все гости.

  В комнату ожидания не попадут:

  • приглашённые заранее до начала конференции пользователи вашего сервера;

  • приглашённые заранее до начала конференции пользователи другого сервера, с которым у вас настроена федерация;

  • зарегистрировавшиеся участники (т.к. уже находятся фактически в списке приглашённых);

  • пользователи вашего и федеративного сервера, которые были приглашены заранее, но не подключились при старте и звонят потом во время конференции сами либо получают повторный вызов.

• Незапланированные участники других серверов и гости – в комнату ожидания попадают только гости (за исключением зарегистрировавшихся) и не приглашённые заранее пользователи федеративного сервера.

• Только гости – в комнату ожидания попадают только гости (за исключением зарегистрировавшихся).

Категории, которые можно указать для внутренних конференций (правила работают аналогично вебинарам, но за исключением гостей и зарегистрированных участников):

• Все участники (кроме владельца и ведущих);

• Незапланированные участники (выбран по-умолчанию);

• Незапланированные участники других серверов.

Вкладка "Регистрация"

В случае создания публичной конференции (вебинара) будет доступна вкладка Регистрация (только для запланированной конференции). С её помощью вы можете настроить следующие параметры самостоятельной регистрации участников-гостей на вашем онлайн-мероприятии:

1. Включение регистрации (по умолчанию отключена).

2. Указание времени закрытия регистрации:

• Без ограничения — доступно только для периодически повторяющейся конференции, оставляет регистрацию на неё постоянно открытой;

• В момент начала конференции — регистрация закроется после старта вебинара;

• В момент завершения конференции — регистрация будет доступна вплоть до окончания мероприятия;

• Настройка по времени и дате — ручное указание периода доступности регистрации.

3. Автоматическое закрытие регистрации на вебинар после достижения максимально возможного числа участников для выбранного режима.

4. Разрешение любому авторизованному на сервере пользователю подключиться к данной конференции после её начала. В этом случае любой пользователь вашего сервера может авторизоваться на странице конференции и добавить себя в список приглашённых участников, нажав кнопку Участвовать.

5. Настройка полей в форме регистрации. Вы можете перемещать их мышью, потянув за строку с нужным параметром, и отметить флажками те из них, которые обязательны для заполнения. Настройка данных полей возможна только при создании конференции и недоступна при её редактировании.

6. Переход к выбору отображаемых на форме регистрации полей, доступен только при создании конференции. Вы можете как указать стандартные поля, так и дополнительно добавить свои собственные (до 10 штук) с помощью кнопки Создать поле.

После сохранения настроек на странице публичной конференции появится возможность регистрации для участия в ней.

Шаблоны

Для создания мероприятий с рядом одинаковых параметров используйте шаблоны. При создании конференции из шаблона сбрасываются настройки планирования (она становится виртуальной комнатой по-умолчанию), но остаются следующие параметры:

• информация о её названии, режиме и владельце;

• список участников;

• параметры из вкладки Дополнительно (кроме ID конференции);

• для публичного мероприятия (вебинара) — после выставления настроек планирования становятся доступны параметры регистрации, сохранённые в шаблоне (кроме времени закрытия регистрации).

Для регулярного проведения одной и той же видеоконференции настройте расписание на вкладке Основное.

Для добавления шаблона используйте кнопку Создать шаблон в правом верхнем углу раздела Шаблоны. Также вы можете сохранить конференцию как шаблон при её создании.

Чтобы использовать шаблон, выберите его в разделе Шаблоны и создайте конференцию при помощи кнопок в панели справа. У вас есть возможность отредактировать или удалить выбранный шаблон.